Biznes

ProArchiv to białostockie przedsiębiorstwo, które może pochwalić się wieloletnim doświadczeniem. Powstało w 2000 roku jako odpowiedź na potrzebę rynku. Wcześniej nie było firmy, która w całkowicie bezpieczny i sprawny sposób zajmowałaby się odbiorem oraz niszczeniem dokumentów.

Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?

Podczas swojej działalności wiele firm posiada zbędne dane i dokumenty, których nie ma już potrzeby gromadzić. Jak zatem może je zniszczyć, by wszystko przebiegło bez komplikacji i wycieków, szczególnie mając na uwadze RODO? Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzi ProArchiv, które dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym, co pozwala na utylizację w profesjonalnych warunkach.

Zniszczyć można dokumenty zarówno w formie papierowej, jak również i dane znajdujące się na nośnikach elektronicznych. Wszystko odbywa się w zamkniętych oraz monitorowanych pomieszczeniach, a zajmują się tym odpowiednio przeszkoleni i zobowiązani do zachowania poufności pracownicy.

- Odbiór dokumentów do zniszczenia odbywa się na: dostarczeniu pojemników do klienta, pozostawieniu ich do spakowania, a następnie odbiorze zapakowanych pojemników lub też przyjeżdżamy z pojemnikami do klienta, pakujemy je sami i od razu odbieramy albo klienci do nas sami dowożą dokumenty i na miejscu je niszczymy – wyjaśnia Krzysztof Trochonowicz. - Jest możliwość zgrania procesu niszczenia na płytę DVD, bo cały proces od momentu dostarczenia do niszczarni jest nagrywany, a takie nagranie przechowujemy około 1 miesiąca.

Urządzenia zajmujące się niszczeniem dokumentów są wysokowydajne – około 800-1000 kg na godzinę.

Przechowywanie dokumentów i przenoszenie archiwum – dlaczego jest świetnym rozwiązaniem dla firm?

W ramach swoich usług ProArchiv specjalizuje się także w przechowywaniu dokumentów.

- To usługa dla tych klientów, którzy mają problem z miejscem na dokumenty lub chcą po prostu ograniczyć koszty związane z wynajmem pomieszczeń – mówi Krzysztof Trochonowicz.

Dokumenty – odpowiednio przygotowane oraz posegregowane – są przechowywane zawsze w formie pełnej poufności i zachowaniu zasad bezpieczeństwa.

Jeśli zaś chodzi o przenoszenie archiwum, to jest to usługa polecana klientom zmieniającym lokalizację swojej składnicy akt/archiwum zakładowego.

- My pomagamy im w tym, odpowiednio pakując (chronologicznie) taką dokumentację w pojemniki do transportu, przewozimy oznakowanym samochodem do nowej lokalizacji i tam układamy według obowiązującej chronologii. Istnieje również możliwość przewiezienia regałów i ustawienia w nowym miejscu – tłumaczy Krzysztof Trochonowicz.

Ważne jest, by klient, zgłaszając się do ProArchiv, wiedział, jaką ilość – w metrach bieżących – dokumentów ma do przewiezienia.

W jaki sposób odbywa się skanowanie dokumentów w ProArchiv?

W dobie mocnego rozwoju elektronicznego obiegu dokumentów klienci chcą mieć nie tylko zeskanowane, ale i odpowiednio zaindeksowane dokumenty, tak by można było je szybko odszukać.

- W ProArchiv miesięcznie wykonujemy około 100 tys. skanów. Klienci bardzo mocno dbają o dane zawarte w dokumentach, dlatego też nasza firma zapewnia im takie bezpieczeństwo – mówi właściciel ProArchiv.

Zeskanowane dane są przesyłane do klienta w zaszyfrowanych e-mailach lub osobiście – na innych zaszyfrowanych nośnikach informacji.

Jak mówi Krzysztof Trochonowicz, każda z oferowanych usług cieszy się zainteresowaniem, w dobie RODO i incydentów związanych z incydentami udostępnienia danych osobowych przez firmy. Klienci chcą zatem w pełni kontrolować sposób odbioru, niszczenia, skanowania, przechowywania ich dokumentów/danych.

Szczegóły odnośnie oferty dostępne są na stronie internetowej: proarchiv.pl.

[ARTYKUŁ SPONSOROWANY]

Ewa Reducha-Wiśniewolska
ewa.r@bialystokonline.pl